Personne travaillant à l'ordinateur avec un chat sur le bras.

Adjoint.e de direction

L’adjoint(e) de direction sera responsable d’effectuer une variété de tâches administratives, de soutenir efficacement la directrice générale, et au besoin, l’équipe de direction. La personne recherchée doit être dynamique et organisée.

Elle doit produire les différents rapports requis. Elle doit coordonner les rencontres des différentes instances, y assister, rédiger les procès-verbaux et faire les suivis requis avec les différents interlocuteurs.

Le candidat peut traitera des données confidentielles et doit pouvoir travailler de façon autonome avec un minimum de supervision.  

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS :

1. Apporter son soutien au directeur général et à l’équipe de gestions du conseil d’administration

2. Préparation des réunions du conseil d’administration

  • Planifier, organiser et coordonner les invitations aux réunions.
  • Préparer les ordres du jour et distribuer les documents nécessaires avant les réunions. 
  • S’assurer de la logistique des réunions.
  • Prendre les notes lors des réunions, rédiger, corriger et distribuer les procès-verbaux.
  • Faire tous les suivis requis auprès des différentes instances.

3. Gestion des documents et des rapports

  • Rédiger le courrier et veiller à ce qu’il soit expédié.
  • Organiser et classer les documents.
  • Rédiger ou participer à la rédaction des divers documents. 
  • Assister, au besoin, les membres de l’équipe à la finalisation et la mise en page de divers documents.
  • Uniformiser et valider l’information dans l’ensemble des documents de l’organisme.
  • Préparer divers rapports pour les différents départements dans les délais selon les demandes des gestionnaires et du directeur général.
  • Effectuer les statistiques trimestrielles.
  • Procéder à la gestion et aux achats des divers départements (bureautique, uniformes, etc)
  • Collaborer au soutien à l’accueil et l’intégration des employés

EXIGENCES :

  • DEC en administration ou dans une discipline connexe;
  • Un minimum de 3 ans d’expérience pertinente;
  • Forte habileté pour la rédaction;
  • Excellente maîtrise du français tant à l’oral qu’à l’écrit;
  • Maîtrise de la suite Microsoft Office (Excel, Word, Outlook);
  • Bilinguisme (anglais/français)

PROFIL RECHERCHÉ :

  • Aptitude pour le travail d’équipe et de collaboration;
  • Sens de l’organisation et de la gestion des priorités;
  • Forte capacité d’adaptation;
  • Autonomie et professionnalisme;
  • Habileté pour la communication.
  • Sens critique développé, bon jugement, bonne capacité d’analyse
  • Capacité à travailler avec une équipe multidisciplinaire
  • Capacité d’adaptation aux changements
  • Excellent sens de l’organisation
  • Capacité à développer et gérer des projets
  • Capacité à gérer différents dossiers à la fois
  • Excellent sens du service à la clientèle

Horaire :

37.5 heures (du lundi au vendredi) et disponibilité les week-ends selon la saison et les besoins.

SALAIRE

Salaire à discuter

NOUS OFFRONS

  • Programme d’aide aux employés (PAE) ;
  • Programme d’assurances collectives complet et avantageux*;
  • Programme d’épargne retraite avec cotisation de l’employeur*;
  • Rabais sur produits et nourriture pour animaux ;
  • Rabais sur les soins vétérinaires ;
  • Activités de reconnaissances (lunch, concours, etc.) ;
  • Stationnement gratuit avec accès à une borne de recharge électrique ;
  • Un environnement de travail stimulant dans une clinique de refuge complète ;
  • Un organisme en pleine croissance ;

* Selon les conditions de l’entreprise

POUR POSTULER 

Remplis le formulaire ci-dessous et envoie un courriel de motivation au rh@proanima.com